ספר מזומנים, סוגים ועיצוב
בהתאם לחוקים הרוסיים, כלארגונים, לרבות כל תחומי הפעילות היזמית, חייבים להשתמש בשירותי הבנקים, מבלי שיחסכו את כספם החופשי. ההתנחלויות שלהם עם ישויות משפטיות אחרות ברוב המקרים צריך להתבצע על ידי העברה בנקאית. אבל כל הקבלות והנפקת מזומנים ביחידה המוניטרית הלאומית, הם חייבים לקחת בחשבון את הספר במזומן. יתרה מזאת, את הספר במזומן צריך להתבצע על ידי כל ללא יוצא מן הכלל על ידי ארגונים וגופים עסקיים (להלן - ארגונים), כולל יזמים בודדים אשר, במסגרת פעילותם, להתמודד עם מזומנים.
כל ארגון שהוא ישות משפטיתויש לו קופה, נשמר ספר מזומנים אחד, שנועד לתת דין וחשבון על כל העסקאות שלו במזומן במטבע הלאומי. יחד עם זאת, לא מבוצעות פעולות שבוצעו על ידי יחידות משנה נפרדות של הארגון שיש להן קופה משלהן. כל יחידת משנה כאמור עורכת את ספר המזומנים שלה, שהונפקו והונפקו על ידי הארגון, אליו היא שייכת.
רישום כללי של הספר במזומן הוא בדרך כללמוקצה לקופה של הארגון. הם מכינים את עמוד השער שלו, מספר הסדינים, אז ספר הכסף חייב להיות עטוף ומוסמך עם חותמת הארגון וחתימות ראשו וראש החשבונות הראשי.
אחזקתו של הספר היא גם באחריותהקופאית, אשר חייב לעשות את כל הערכים בו שכפול (באמצעות העתקה נייר). גליונות של הספר במזומן מחולקים לשני חלקים - לא שבירה וניתוק. העותק הראשון (שאינו שבירת חלק), שנקרא "גיליון שיבוץ" חייב להישאר בקופה עצמה. העותק השני (חלק מדמיע) הוא "דוח הקופה" והוא מסמך, לפיו הקופה מדווחת על תזרים המזומן בקופה. כמובן, העותקים הראשון והשני חייבים להיות זהים ויש להם מספר אחד.
בהתחשב בכך בתנאים המודרנייםתיעוד חשבונאי מתבצע בעיקר באמצעות טכנולוגיית המחשב, בארגונים, ספר במזומן בצורה אלקטרונית יכול גם להיות מתוחזק. עם זאת, שלושה תנאים הכרחיים חייב להיעשות על זה. ראשית, יש לרכוש תוכנית מחשב מורשית לניהול ספר מזומנים, בתיאום עם הגופים הרגולטוריים והמפקחים הרלוונטיים. שנית, ההגנה הנדרשת ניתנת למחשב ולתוכנית עצמה מגישה בלתי מורשית אליהם. ולבסוף, שלישית, הקופאי חייב להיות מאומן בעקרונות של עבודה עם תוכנית כזו.
אותה תוכנית מאוד לניהול ספר מזומניםאמור לספק לא רק תצוגה חזותית של התוכן שלו על המסך, אלא גם תדפיס של אותם מסמכים הנדרשים בספר המזומנים הרגיל, כלומר "חשבונית" ו "דוח של קופה". בנוסף, התוכנית צריכה לספק מספור אוטומטי של דפי הספר, וללא התערבות הקופאית.
בסוף כל שנה קלנדרית (אומונחים אחרים, אם יש צורך כזה), כל מודפס קודם "גליונות מתקפלים" מוגשות בסדר המתאים בספר כי הוא מאושר באותו אופן כמו ספר במזומן רגיל. בנוסף, במקביל, יש להעביר את הספר במזומן בצורה אלקטרונית למדיום אלקטרוני ולהעביר אותו לארכיון הארגון לאחסון.
בקרה של התקינות של ניצוח ספר במזומן צו מתאים צריך להיות באחריות החשב הכללי או, במידת הצורך, על העובד האחראי אחרים.
