הפרוטוקול של הפגישה - אנחנו מציירים נכון

הפרוטוקול של הפגישה הוא מסמך המשקף אתמידע על הנושאים שנדונו באסיפה והחלטות שהתקבלו. הוא מתייחס לתיעוד הארגוני והמנהלי. המידע בפרוטוקול יוכנס על ידי מזכיר האסיפה או על ידי אדם מורשה אחר על בסיס דיקטפון או הקלטה ידנית. לפני הפגישה יש להכין את כל המסמכים הדרושים: סדר היום, רשימת המשתתפים, טקסטים של נאומים וטיוטות של פתרונות אפשריים.

פרוטוקולים של ישיבת הוועדה או של רשות אחרת עשויים להתפרסם במלואם או בצורה קצרה. האחרון אינו כולל את מהלך הדיון בסוגיות הנפתרות וקובע רק את ההחלטות שהתקבלו.

פרוטוקול בצורתו המלאה כולל בדרך כלל שני חלקים- מבוא בסיסי. המבוא מכיל את השמות (כמו גם את ראשי התיבות) של המזכיר, המזכיר והמשתתפים בפגישה, כמו גם את הנוכחים. אם מספר הנוכחים גדול מ -15, מוזכרת רשימה מלאה של השמות. אם קיימים הם לרשויות שונות, עבור כל מיקום ומקום העבודה מצוין.

בנוסף, חלק היכרות צריך בהכרח להצביע על סדר היום, רשימה של סוגיות לפי סדר חשיבות המציין את שם הקורס עבור כל בעיה.

הפרוטוקולים של הפגישה בחלק המרכזי שלה כוללים סעיפים בהתאם לסדר היום. הטקסט של כל אחד מהפריטים, ככלל, נבנה על פי תכנית קצרה:

- הם הקשיבו: שם.

- נפתרה (או החליטה): שם.

סיכום כל דיבור נרשםבטקסט של הפרוטוקול או מצורף כחומר נפרד (עם פתק בטקסט של הפרוטוקול עם התייחסות המתאימה). במקרה של הצבעה, תוצאותיה ניתנות. ההחלטה שאומצה על כל פריט צריכה להיעשות בפרוטוקול.

יש לחתום על פרוטוקול הישיבההיו"ר, וכן מזכיר הישיבה. תאריך האסיפה או הפגישה נחשב למועד הפרוטוקול. כל פרוטוקול מקבל מספר רצף בנפרד עבור קבוצת הפרוטוקול המתאים, אם יש צורך בקוד אלפביתי. המספור מתבצע במהלך השנה הגוברת.

לפרוטוקול ישיבת הדירקטוריון יש משלותכונות. דרישות כלליות למסמך זה ניתנות בטקסט של החוק הפדרלי "על מניות מניות משותפות" (סעיף 68). כמו כן, במידה והדירקטוריון יחליט להנפיק מניות (ניירות ערך) באסיפה, אזי על פי תקני הנפקת ניירות ערך שאושרו בפדרציה הרוסית, הפרוטוקולים של פגישה כזו ישקפו את תוצאות ההצבעה של כל חברי המועצה. זוהי הדרישה הרגולטורית העיקרית לפרוטוקול.

בפועל, רישום של פרוטוקולים כאלה יכוליםמשתנים מאוד באופן שבו הם מלוקט ומידת פירוט. פרוטוקולים מסוימים תואמים את המפרט המפורט של המפגש עם השתקפות של כל העותקים ושאלות שנשאלו. הדרישה לפרוטוקול כזה נקבעת בדרך כלל בהפרשה בדירקטוריון.

הקיצוניות השנייה היא תיעוד קצר ביותר של הפגישה, הכולל רק מידע על הרכב המשתתפים, סדר היום, ניסוח השאלות שהוצגו והחלטות שהתקבלו.

האופציה האופטימלית היא בדרך כללמשהו בין לבין. פרוטוקול מפורט מדי הוא נערך, ככלל, על בסיס הקלטות אודיו של הפגישה. כאשר הוא מפוענח, ייתכן שיהיו אי דיוקים המעוותים את משמעות הנושאים הנפתרים. בנוסף, אין לשכוח כי לכל בעל מניות יש את הזכות להכיר את פרוטוקול האסיפה. כאשר דנים בנושאים מסחריים, פרוטוקול מפורט יכול להקליט מידע רב כי הוא סוד מסחרי.

מצד שני, את קיצור מופרז של הפרוטוקוליכול להוביל לבעלי המניות הרגילים לרעיון של גישה פורמלית וביצועים לא נאותים של הדירקטוריון. רצוי בכל שאלה לציין את היוזמים והמשתתפים בדיון, את ההערה של הנאום, את המהות ואת המחברים של השאלות שנשאלו. גישה זו, בין היתר, מאפשרת לך להעריך בצורה יעילה יותר את התרומה של כל משתתף.