מהו המינוח בעבודה משרדית?
כדי לנהל כראוי את העבודה במשרד,יש לדעת מהו המינוח. על פי ההגדרה, המינוח הוא רשימה של החלקים, החומרים והמבנים ששימשו את הייצור, על פי שיטה מסוימת. בעת עריכת רשימה כזו, כל אחד מחומרים אלה מוקצה קוד של ספרות, אותיות או שילוב אלפאנומרי - מספר המינוח.
בניהול מקרה, המינוח של המקרים הוארשימה מנוהלת של מסמכים עסקיים (או מקרים) המתבצעים במהלך עבודתו של ארגון. המינוח קובע כמה זמן יש לשמור את ניירות הערך, ובאיזה סדר להירשם. לדוגמה, בבתי הספר התיכוניים (גימנסיה) כתבי עת הספר נשמרים על ידי המורה הראשית עוד 5 שנים לאחר סיום הלימודים.
פונקציות עיקריות
המשימה העיקרית בניסוח המינוח של המקרים -לעשות את העבודה של המנגנון המנהלי יותר מושלם, פרודוקטיבי, להיפטר טופי הבירוקרטי. פתרונות יעילים ואיכותיים לבעיות רבות, את הפעילות של הארגון כולו לעתים קרובות תלוי את הסדר שבו המסמכים נשמרים, באיזו קלות הם יכולים להיות על פי דרישה למצוא כמה טוב הם מסווגים ושיטתי. סיווג נכון מאפשר לא רק במהירות לעבוד עם מסמכים, אלא גם עושה את זה קל יותר לעבוד עם ארכיוני הארכיונים.
בואו נסתכל על דוגמאות של מינוח המקרים, ובאילו תחומים הוא היעיל ביותר.
- סיסטמטיזציה של מסמכים - כאשר המסמכים היוהשתמש בכל מקרה (ניסוח של חוזים, עסקות, השלים התיק הפלילי, בתעודת תכנון, וכו '), ולאחר מכן יצא מכלל שימוש פעיל, על פי המינוח, הם מאוחסנים הארגונים בסדר מסוימת. זה חל הן על נייר אלקטרוני, מאוחסנים במסד הנתונים למחשב.
- התוכן של מידע על כמה זמןהמסמך נשמר כמה זמן זה יכול להיות יעיל. לכל מקרה שנכלל במינוח יש תנאים משלו לשמירת המסמכים הכלולים בו. ככל שהמסמך חשוב וחשוב יותר, כך הוא יימשך זמן רב יותר. כלומר, כאשר עובדים עם מסמכים במקרה, הם מיד להעריך אותם - סוג של בדיקה ערך. זה עוזר ולעבוד עם המקרה עצמו.
- אבטחת אינדוקס של מקרים. המינוח של המקרה משמש לעתים קרובות בתהליך רישום מסמכים, והמדד הנומינלי של המקרה הופך לחלק בלתי נפרד ממספר הרישום של המסמך. ניתן לראות זאת במלאי כאשר קיים מלאי במפעל או במוסד.
- מבצע את תפקיד ההתייחסות בעת לימוד המבנה הארגוני של המוסד וכו '.
- בעבודת המשרד נחשבת הבסיס למלאי של מקרים עם תקופת אחסון קבועה או זמנית של מסמכים ומסמכים חשבונאיים.
- משמש דוגמה, סכימה ליצירת ארון קבצים התייחסות למסמכים המשמשים.
לכן, ידע טוב של מהאת המינוח ואת הכישורים לעבוד עם זה יש צורך בכל ארגון או מוסד, בארגון. המינוח צריך לכסות את כל הפעילות הדוקומנטרית של המוסד.
סיווג המינוח
המינוח יש סטנדרטים משלו דרישות עבור עיצוב, הם לא יכולים להיות מופרות. הם מוצגים במתודולוגיות מיוחדות ובהוראות לשמירת רשומות.
מקובל להבחין בין שלושה סוגים של המינוח העסקי:
- טיפוסית;
- משוער;
- אדם, שפותח עבור ארגון מסוים.
מהו המינוח אופייני, ברור מן הכותרת - אלה מסמכים נורמטיביים, הם קובעים את הרכב המקרים בשימוש בארגונים מאותו סוג.
המינוח המשוער מיועדהקמת הרכב משוער של מקרים שיוזמו בארגון הארגון, שבו מופץ המינוח הזה. דוגמאות כאלה של ניהול רשומות אינם נורמטיביים, אך המלצה. תכונה ייחודית היא כי במסמכים של סוג זה מדדים מצוינים.
מופעים אופייניים אופייניים למופת מפותחים על ידי ארגונים גבוהים יותר עבור ארגונים כפופים שלהם.
מינוח יחיד - שפותחעבור ארגון מסוים ובהתחשב בספציפיות של פעילותה. בדרך כלל או מופת משמש המדגם ואת השינויים הדרושים נעשים בהם.
