מסמך רשמי הוא מה? קונספט וסוגים

מסמכים קיימים כבר מזמן. הם הופיעו יחד עם הכתיבה. הפונקציות העיקריות של המסמכים הן קיבוע והעברת המידע, תיעוד המידע ושימורם. בעת ביצוע משימות אלה, נעשה שימוש במסמכים שונים, כולל מסמכים רשמיים. תחומי החיים החברתיים בהם הם משמשים הם מגוונים מאוד.

קפה

כפי שצוין לעיל, נעשה שימוש בתחומים שונים של החיים, כולל מסמכים רשמיים. מה עדיין יש נושאות נתונים? ניירות יכול להיות אישי. מסמכים אלה נוצרים מחוץ לפעילות רשמית או ביצוע תפקידים ציבוריים. הם כוללים מכתבים, יומנים, זיכרונות.

מסמך רשמי

RF - מדינה עם מבנה מצב מיוחד. בשטחה יש חקיקה, ענפי כוח, גופים ממלכתיים. כבסיס לפעילותו תקנות רשמיות. מעשים אלה קובעים את סדר תפקודם של המוסדות, את גבולות סמכותם, חובותיהם, זכויותיהם, אחריותם של הפקידים. היצירה שלהם היא מייגעת זמן רב עבודה. מסמכים רשמיים חוקים, תקנים, כללים, הזמנות, הזמנות וכן הלאה. רובם מנהלים.

סוגי מאמרים

בהתאם לשיטה של ​​מידע הקלטה, להלן מובחנים:

1. מסמך טקסט. זהו מעשה שבו יש מידע מילולי. זה נרשם על ידי כל מערכת הקלטה קול או כל סוג של אות.
2. אלקטרונית מסמך רשמי. זהו פעולה שנוצרה וקראה באמצעות מחשב.
3. מכונת כתיבה מסמך רשמי. זהו מעשה, אשר יצירתו מתבצעת באמצעים טכניים.
4. בכתב יד מסמך רשמי. זהו נייר שבו הסימנים מוחלים ביד.

קטגוריות אלה של פעולות משמשים בפעילות של ארגונים, רשויות. שירותי Office מעבדים ומאחסנים מסמכים.

ניירות ניהול

בהתאם ליחס כלפי המנגנון המינהלי של מפעל או של רשות, מובחנים המסמכים הבאים:

1. נכנסים.
2. פנימי.
3. יוצא.

מעשים שונים גם ברמת ההגבלה גישה. על פי תכונה זו, המסמכים הם:

1. סוד. הם מסומנים בבול מיוחד. כדי לעבוד עם מסמכים כאלה אתה צריך היתר מיוחד.
2. פשוט.
3. שימוש בשירות. מעשים אלה מסומנים גם בבול המקביל. הם משמשים עובדים של הרשות או הארגון.

מידת האותנטיות

על בסיס זה, המסמכים מחולקים:

1. סקריפטים.
2. כפילויות.
3. עותקים.

המעשה המקורי הוא הראשון או היחידלהעתיק בעל כוח משפטי. המקור מאושר על ידי חתימה רשמית של חותמת רשמית, חותמת אישור, חותמת חותמת ויש לו אינדקס רישום. במקור, המידע בהכרח מאשר את מהימנותו. לדוגמה, זה יכול להיות מידע על המקום, זמן הבריאה. שכפל - עותק שני של המקור. מסמך זה יש גם כוח משפטי. הוא מונפק במקרה של אובדן המקורי. עותק הוא פעולה שבה המידע המקורי משוכפל לחלוטין, סימנים חיצוניים שלו. עם זאת, אין לה כוח משפטי. להעתק יש דרישות מיוחדות המאשרות את התכתובת שלו למקור. במקרה זה, היא רוכשת כוח משפטי.

שיטת אחסון ושידור

עבור כל מסמך רשמיקובע את זמנה בארכיון. מעשים יכול להיות קבוע, זמני (עד 10 שנים) או לטווח ארוך (יותר מ 10 שנים) אחסון. המונח נקבע על ידי הארכיון הפדרלי והוא קבוע ברשימת המסמכים. בהתאם לשיטת השידור, הם מבחינים:

1. מכתבים.
2. טלפונוגרמות.
3. מברקים.
4. פאקסוגרמי.
5. טלקס.
6. תקשורת אלקטרונית.

תוכן

כל מסמך רשמי משמש למטרות מסוימות. ניהול פועל בהתאם לתוכן עשוי להיות:

1. ארגונית וניהולית. הם כוללים, בפרט, חוקים, תקנות, הזמנות, החלטות, הוראות, תקנות, עובדים וכן הלאה.
2. הפניה ומידע. קטגוריה זו כוללת מברקים, מכתבים, הערות הסבר, שטרות שירות, תזכירים, מעשים, תעודות וכן הלאה.
3. מאמרים על צוות. אלה כוללים קבצים אישיים, הזמנות, חוברות עבודה, יישומים, חוזים, סיכומים, שאלונים, מאפיינים וכן הלאה.

מבנה

ישנם שני מרכיבים המרכיבים הרשמימסמך. זהו אלמנט מידעי ומשפטי. בתחילת שנות ה -70. בארכיונים הוצג מושג חדש. זה הפך למונח "מידע תיעודי". זה צריך להיות מובן כמו מידע ציבורי או מעובד ברמה של צורות חשיבה אנושית וסוגים של נתונים שונים נרשמה על חומר חומר עבור עיבוד ואחסון. בניתוח ההגדרות הקיימות במסמך מובאות מספר גישות לפרשנותו. ח J

1. אובייקט חומר.
2. ספק מידע.
3. מידע מתועד.

מינוי

הגדרות מעשיות של המסמךלהדגיש את המהות האינפורמטיבית שלה. מעשה, הצגת מידע, ובכך מבטיח שימור שלהם הצטברות. יחד עם זאת המסמך מניח את האפשרות של העברת מידע נוסף לאנשים אחרים, שימוש חוזר שלה. בתפקידו כמוביל נתונים, הוא מהווה חלק בלתי נפרד מהארגון הפנימי של כל חברה, ארגון או ארגון. המידע משמש לקבלת החלטות ניהוליות, משמש ראיה לביצוע שלהם ומקור הכללה של מידע. בנוסף, המסמך משמש כחומר לעיון ולפעילות חיפוש. במסגרת ההנהלה, היא מושא עבודה ותוצאתו, שכן ההחלטה נרשמת ונקבעת במעשה.

דרושים

הם אלמנטים חובה המופיעים על כל מסמך. בפרט, הם כוללים:

1. השם.
2. טקסט.
3. התאריך.
4. החלטה.
5. גריפו של אישור / אישור.
6. הנמען וכן הלאה.

במעשים שונים יש כמות אחרתדרישות. מספרם נקבע על-ידי יצירת המסמך, הדרישות המוטלות על התכנים, התכלית וגורמים אחרים. במסמכים רבים מספר הדרישות מוגבל בהחלט. אם המעשה חסר או מצביע לא נכון על כל המרכיבים המנדטריים, אז זה יכול להיות מוכר כבלתי חוקי.