תקופת האחסון של מסמכי כוח אדם נקבעת על פי רשימת מסמכי הארכיון
המסמך נחשב לתיעודמידע שנתפסו על במדיום מוחשי ויש להם את הפרטים שלפיהם ביצע הזדהותה. עבור ארגונים למצוא במהירות ואחסון נכון של מסמכים הנוגעים לאנשים, שירות וניהול כוח אדם חייב להכין ולאשר המינוח של ענייניה עבור מערכת אחת מאוחדת, המשרתים ארגונים. אורך חיי המדף של תיעוד כוח האדם, כפי שנקבע בסעיף 75 של GOST 51,141-98, הקימו את המינוח של ארגון לענייני מותאם חיי המדף מצוין רשימת מסמכים ארכיוניים תקן האופי ניהולי, הנובעים בפעילויות של הרשויות וארגונים השונים (שאושר 25.08. 2010 להזמין משרד התרבות של רוסיה № 558).
שירות ניהול כוח אדם טפסים אישיבמקרה של כל עובדי הארגון. על פי הרשימה, תנאי השמירה על פקידים הם 75 שנים, ולאחר מכן, על פי החלטת EPC (ועדת בדיקה מיוחדת), הם להיפטר. זה חל על הזמנות, הזמנות ומסמכים אחרים הקשורים אליהם (מידע בצורה של אישורים, סיכומים, דוחות):
- על הודאה, שילוב, העברה, העברה, פיטורים;
- על העלאת רמת ההסמכה, על עדות, על הענקת כותרות (דרגות);
- על פרסים וקידומים;
- על שכר עבודה, על תשלומים שונים ובונוסים;
- בחופשה, הניתנת לטיפול בילד;
- בחופשה ללא תשלום;
- על שינוי שם משפחה;
- על סוגים שונים של חגים למי שעובד בתנאי עבודה כבדים, מסוכנים ומזיקים;
- על החובה הקשורה בפעילות העיקרית;
- על נסיעות ארוכות טווח (בארץ ובחו"ל);
- בנסיעות עסקים של עובדים העובדים בתנאי עבודה קשים, מסוכנים ומזיקים.
עבור מקרים המכילים קטגוריה אחרת של הזמנות,הזמנות תיעודי ומידע שונה (דוחות הקשורים זה, דוחות, מידע או דוחות), בנוגע לתכנית השנתית ושלמו חגים, עונש משמעתי, חופשת חינוך, לוחות זמני החובה, טיולים לזמן קצר (מקומיים או זרים), רשימה של 5 בת מותקן חיי המדף של מסמכי כוח אדם.
בתיקייה מתחת לכריכה אחת,במקום רק את המסמכים אשר המינוח יש את אותם תנאי אחסון של מסמכים אדם. כולם מסודרים בסדר קפדני. המקרה מתחיל להתפתח עם בקשה לעבודה. לאחר מכן הוא משלים את הכיוון למשא ומתן או הגשת העובד, שאלון ורשימה של רשומות כוח אדם עם תוספות לעלון האישי על תמריצים וחשבונאות כוח אדם. במקרה זה יש בהכרח מסמך על חינוך, כמו גם אוטוביוגרפיה. חלוקות מהוראות ההעברה, מינוי חדש או פיטורי עובד, וכן מאפיינים, מסמך תעודת מטרה ומסמכים אחרים הקשורים לעובד מסוים, נכללים במקרה של קבוצה נפרדת. כל המסמכים בתיק מסודרים בסדר כרונולוגי.
כל משפט (תלונה) וחומרים אודות(אם אינם עוסקים בסוגיות של שיפור פעילות הייצור) מתייחסים למסמכי שירות כוח האדם ונכללים במקרה על ידי קבוצה עצמאית המופרדת על ידי גיליון מפריד. כאשר הבקשה (תלונה) מתקבלת שוב או אם חומרים נוספים נובעים, הם קשורים לקבוצה זו. המסמכים מסודרים בסדר אלפביתי או כרונולוגי. לקטגוריה זו של המקרים, תנאי האחסון של מסמכי כוח האדם נקבעים גם על ידי המינוח, תוך התחשבות ברשימה המאושרת על פי צו מס '558. העטיפה של כל מקרה מוצגת בהכרח על ידי הצמדה מספרית או אלפביתית, וכמובן, תנאי האחסון של מסמכי כוח אדם.
