סדר לדוגמה על כוח אדם. ניהול משאבי אנוש: הזמנות

הזמנות עבור אנשי מקצוע מתייחסים למקורות מפתח של זרימת עבודה במפעלים מודרניים. מהי הספציפיות של הקומפילציה שלהם? כיצד נראים מסמכים אלה?

מה הם צווי כוח אדם?

חקיקה של רוסיה, המסדיר את כוח האדםעבודה משרדית, כוללת את היישום הרגיל של מעשים משפטיים שונים במפעלים. בין אלה הם פקודות. נהוג לסווג אותם לשני סוגים עיקריים. כלומר:

• על הזמנות הקשורות לפעילות העיקרית;
• על צווים שהוצאו לצורך ניהול כוח האדם של המיזם.

במקרה זה, מדובר במעשה משפטי מהסוג השני.

סדר על צוות - מעין תיעוד מנהלי של הארגון. מקורות אלה מתפרסמים על ידי החברה לרישום משפטי:

• כוח אדם;
• העברת צוות מעמדה אחת לאחרת;
• הזמנות לעובדים ספציפיים או לקולקטיב בכללותו;
• פיטורי עובדים.

משימות אלה מניחות כי המשרד ינפיק סוגים מתאימים של הזמנות לעובדים. איך הם יכולים להיות?

לדוגמה, יש הזמנות:

• על מינוי עובדים, עם שחרורו מכהונתו;
• על מתן, עידוד עובדים;
• על העברת עובד לתפקיד אחר.

ההקדמה ותיקוני המידע שנרשמו בחוברות עבודה ומסמכי כוח אדם אחרים, במקרים רבים, מתבצעים על בסיס ההוראות הנדון.

טפסים של הזמנות עבור פעילויות עיקריות

במפעלים הרוסיים,הזמנות מאוחדות לעובדים - על פי הטפסים המאושרים במקורות שונים של דין. עיקרה הוא צו של הוועדה הסטטיסטית לסטטיסטיקה מס '1, שהוצא על ידי המחלקה ב -5 בינואר 2004. הסוגים העיקריים של ההזמנות לעובדים נבדלים, כפי שנקבע בהחלטה הרלוונטית:

• על הקבלה של עובד (הוא נערך על בסיס של טופס אחיד של T-1 או T-1a, הראשון הוא אחד אישי, השני הוא אחד מאוחד);
• על העברת עובד (ט-5, T-5a);
• על שחרור העובד בחופשה (מסמכים T-6, T6a);
• על סיום החוזה (צורות T-8, T-8a);
• בטיול של מומחה (מסמכים T-9, T-9a);
• על ידי עידוד העובד (טפסים 11-T11, א).

ראוי לציין כי בתהליך העבודהארגונים יכולים גם להשתמש בצורות משלהם של הזמנות, אם זה לא אסור על פי חוק. זה אפשרי גם במקרה אחד או מדגם אחר של צו על כוח אדם בצורה של טופס מאוחד אינו מאושר על פי חוק.

אם המשרד עושה מסמך מסויםבאופן עצמאי - מומלץ ליישם את הוראות תקן המדינה מיוחד, GOST R 6.30-2003. איך נראה הסדר אחיד לצוות? דוגמה למסמך כזה מופיעה בתמונה למטה.

במקרה זה, מדגם של צו הקבלה לעבודה על טופס אחיד מס 'T-1 נחשב.

צורות הזמנה אחידה בתדירות הגבוהה ביותרמיושמים בארגונים תקציביים, כמו גם במפעלים ממשלתיים. במקרים רבים, זאת בשל הזמינות של דגימות מקור מחלקתי מאושרים.

בתורו, בחברות פרטיות לעתים קרובות למדילהחיל צורות משלהם של הזמנות. אבל, ככלל, רק במקרים שבהם מסמך מאוחד לא אושרה כדי לפתור את המשימות של שירות כוח אדם. אם אלה במחזור, אז בדרך כלל ארגונים לא לבזבז זמן יצירת צורות חדשות, למעשה, יהיה לשכפל אלה מאוחדים. אשר, יתר על כן, מאופיינים ברמה גבוהה למדי של נוחות, מבחינת המבנה.

איך אפשר לדמיין את הדגימות של צווי כוח אדם שפותחו על ידי החברה? דוגמה של אחד מהם הוא בתמונה הבאה.

במקרה זה, דגימה של סדר אישור לוח הזמנים לחופשה נחשב. זה מוצג בדרך כלל במבנה פשוט למדי.

שים לב כי בדרך כלל ארגונים אין מיוחדסיבות להחלפת טפסים מאוחדים בדגימות תוך-תאגודיות - אלא אם כן הקים המשרד תבניות ייצור מורכבות במיוחד הדורשות הקמת מנגנונים חשבונאיים נפרדים. או, אם המבנה שלהם הוא פשוט מספיק - כמו במקרה של לוח הזמנים של החגים.

ניתן לציין כי ישנם מספר לא מבוטל של קריטריונים לסיווג ההזמנות הנדונות. בין אלה הם מבנה המסמך. הבה נבחן את התכונות שלה בפירוט רב יותר.

מבנה ההזמנות: מסמכים פשוטים ומורכבים

לכן, הקריטריון החשוב ביותר לסיווג ההזמנות הנדונות הוא מבנה. על פי זה, המסמכים מחולקים הראשי 2 סוגים - פשוט ומורכב.

הזמנות מסוג 1 מאופיינות בנוכחות של 1בלוק מינהלי (עם המילים "לקבל", "לפטר מהמשרד", "לתרגם", וכו '). אם, למשל, מדובר בצו למינוי מומחה אחד, אזי יראו אותו כפרט, אם ברשותו מספר עובדים, הוא ייקרא מסמך מאוחד.

אם יש מספר מנהליבלוקים, זה ייחשב קשה. הם די נפוצים, אבל השימוש בהם נחשב תהליך מייגע מאוד גם עם שימוש של פתרונות טכניים מודרניים, שכן במקרה זה ייתכן שיהיה צורך להשוות כמויות גדולות של נתונים הממוקמים בקטעים שונים, במהותה.

עכשיו בואו נמשיך ללמוד את האלמנטים השונים של מבנה המסמך שיכול להכיל פקודות בארגון.

אלמנטים של מבנה ההזמנות על כוח אדם

המרכיב העיקרי בסדר הוא הקטע. זה מורכב פריטים. הם חייבים להיות כלולים בסדר על בסיס מסמך מסוים. במקרה זה, אתה צריך להביא קישור אליו. אם, למשל, ניתן צו למינוי אדם לתפקיד, ניתן לכלול את הפריטים הרלוונטיים במסמך על בסיס:

• הצהרה אישית של העובד;
• חוזה עבודה;
• פתק בראשו שראיין את העובד או החליט למנותו על בסיס אחר;
• פעולה תוך-גומלין;
• תזכיר.

מומלץ להזין את המילה בסדר"קרן", לאחר - לציין הפניה למסמך מסוים. המקור הנתון ישקף את העובדה שהאדם שמונה לתפקיד מסוים מכיר את הוראות הצו. במקרה זה, יש צורך לכלול במסמך את הביטוי "עם הסדר היכרות", ולאחר מכן את העובד, שלמד את המקור הרלוונטי, סימנים ומציין את התאריך.

בהזמנות - בפרט, אם אנשיעבודה משרדית מתבצע, שוב, כדי לשקף את העובדה של מינוי עובד לתפקיד, יש צורך לתת ניסוח משמעותי מבחינה משפטית. לדוגמה, הקשורים לטווח החוזה עם העובד, את סכום השכר שלו, את לוח הזמנים של עבודתו.

לפיכך, המבנה הטיפוסי של הסדר על כוח האדם מניח את נוכחותו של בלוקים המשקף:

• פעולה מנהלית של הנהלת החברה;
• FIO ומידע אחר על העובד;
• תאריך כניסתו לתוקף של פסקה של המסמך;
• נוסח חשוב אחר של הצו.

את המסמכים המדוברים ניתן להשליםיישומים שונים. הם יכולים להיות מיוצגים בטווח הרחב ביותר. לכן, בנספחים לפקודות על כוח האדם יכול לבוא לידי ביטוי רשימות של עמדות של עובדים הנמצאים בתחום השיפוט של המסמך הרלוונטי. בנספח לנתוני ההזמנה שניתן לשקף באופן בעייתי ישירות בטקסט של המסמך ניתן להקליט - לדוגמה, זה יכול להיות גרפים, תמונות, דיאגרמות, יש צורך להבהיר את תוכן הטקסט של המסמך.

ציור הזמנות: מה לחפש?

מה אני צריך להקדיש תשומת לב מיוחדת בעת עיבוד המסמכים המדוברים?

קודם כל, כפי שמציינים המומחים, גיוס של פקודות כוח אדם לא צריך להתבצע באמצעות קיצורים. הניסוח צריך להיכלל במסמך ללא קיצורים.

הקריטריון הבא החשוב ביותר של הנכוןרישום של מסמכים רלוונטיים - חוסר מידע בהם על מקורות עם זמני אחסון שונים. לדוגמה, הזמנות הקשורות לחופשות ולנסיעות עסקים לאנשי צוות נשמרות בהתאם לתקנים הנוכחיים למשך 3 שנים. מסמכים המשקפים מידע על העסקת עובדים יש לשמור בארכיון של המשרד במשך 75 שנים.

לכן, בכל סדר נתונים על מקורות עם חיי מדף זהה צריך לבוא לידי ביטוי.

זה יהיה שימושי כדי לשקול את השלבים העיקריים של פרסום המסמכים המדוברים.

שלבי הנפקת צווי כוח אדם

קודם כל, ראוי לציין כי, בהתאםהחל בסטנדרטים ספציפיים שעבורם מנהל המשרד את ניהול רישומי העובדים, ניתן לקבוע הזמנות לעובדים בהתאם לעקרונות שונים. אבל במקרה הכללי, הפרסום שלהם כוללת את ההחלטה של ​​מומחים אחראי של החברה משימות כגון:

• ייזום החלטה בדבר הצורך בפיתוח מסמך הולם;
• איסוף נתונים הדרושים למתן צו;
• הכנת צו טיוטה ספציפי, הרמוניה שלו, סופית, במידת הצורך;
• הזנת המידע הדרוש למסמך וחתימתו על ידי אנשים מוכשרים;
• הכרת סדרם של אותם אנשים שתפקידיהם נמצאים בתחום השיפוט של המעשה המשפטי הרלוונטי.

הכנת החלטה למתן צו

הפתרון של הבעיה הראשונה יכול להתבצע עםשימוש במידע הכלול בשירות הערות, תעודות תאגיד פנימיים, מעשים. פקודות פנימיות, ככלל, מבוססות על מעשים משפטיים מקומיים, והרשימה שלהם יכולה להיות רחבה מאוד. טיוטות המסמכים הנדונות מתואמות בדרך כלל בהשתתפות העובדים האחראים בשירותי כוח האדם של הארגון. יחד עם זאת, עבודתם יכולה להתבצע על בסיס הגשות שנחתמו על ידי ראשי חטיבות מבניות שונות של המשרד.

כבסיס למסמכים הרלוונטייםדוגמאות של צווי כוח אדם המשמשים באופן מסורתי על ידי החברה ניתן ליישם. הדבר העיקרי בפתרון בעיה זו הוא ללמוד בקפידה את הגורמים שקבעו מראש את פרסום המסמך, העילה לפיתוח הסדר. חשוב שהנוסח הכלול במסמך הרלוונטי יעמוד בדרישות החוק.

איסוף נתונים לביצוע הזמנה

המשימה הבאה של מומחים אחראים של המשרד, המהווים מדגם אחד או אחר של הצו על כוח אדם - היא לאסוף את המידע הדרוש לצורך הנפקת המסמך. זה יכול להיות מיוצג על ידי:

• במעשים משפטיים רשמיים;
• בתיעוד הפנימי של החברה;
• במקורות שפורסמו על ידי מבנים, מחלקות גבוהות יותר, אשר נושא הניהול אחראי עליהם;
• במסמכים ארכיוניים;
• בתקשורת, בפרסומים מדעיים.

פיתוח טיוטת הזמנה

לאחר שהמידע נאסף, מוכשרמומחים מפתחים הזמנות טיוטה ישירות עבור כוח אדם. הפתרון של משימה זו מניח, קודם כל, את ביצוע נכון של המסמך. רצוי להצביע על כך שהפרויקט מתפתח, מדגם סדר העובדים, ולא המעשה המשפטי הרשמי הרשמי. כלומר - לכתוב את המילה "פרויקט" על המסמך. עם זאת, את הטקסט במקור צריך להינתן קרוב ככל האפשר למה צריך להיות נוכח בצו הרשמי. יתכן שהראש המוסמך יאשר מראש את נוסח המסמך בצורתו המקורית.

אם הסדר - בצורה, כמו גם בתוכן, מתואם - מיד או עם התאמות, אז זה יכול להישלח לחתימה. מהו הנוהל?

חתימת הסדר והעברתו לעובדים

בעיקרון, אין בזה שום דבר מסובך - והכי חשוב,כך שהאדם המאשר את המסמך היה בעל הסמכות לעשות זאת. ככלל, ראש החברה חתום על פקודות של העובדים. טופס מלא מוכן, מאוחד או intracorporate, מועבר אליו, עם מידע שהובא על ידי מומחים אחראים. החתימה על המסמך מרמזת על אינדיקציה של עמדת האדם המנהל את החברה, שמו, וכן את החתימה.

בהתאם לכללים שנקבעו בתוך המשרד, המסמך יבוטל במידת הצורך.

לאחר אישור על ידי ראש המסמך מועברעובד שצריך להכיר אותו. העובדה כי אדם למד את המסמך ניתן לאשר על ידי חתימתו על צו או להשלים את טופס ההרשמה שלו.

בואו נלמד עכשיו כיצד מתבצעים ההזמנות על כוח האדם. המשימה העיקרית, אשר נפתרה על ידי העובדים האחראים של החברה, הוא רישום של המסמכים המדוברים.

רישום הזמנות: ניואנסים

ההליך המדובר כרוךהזנת מידע על הסדר במרשמים מיוחדים. הוא האמין כי מדגם מאושר של צו על כוח אדם רוכש כוח משפטי רק לאחר רישום המקור הרלוונטי בחברה. אם הליך זה אינו מיושם ביחס למסמך, אז התוצאות המשפטיות - עבור העובדים וניהול של החברה, לא מתרחשים.

רישום הזמנות לעובדים, כפי שציינו לעיל, הוא היבט חשוב של שמירה על מסמכים אלה. הנוהל המקביל כרוך בפתרון 3 משימות:

• חשבונאות של מסמכים;
• שליטה על ביצוע הזמנות;
• הבטחת גישה מהירה למסמכים.

הרשמה במשרד צריך את כל המקורות,מסווג כמנהל, דיווח, כספי. יש להזין את רישומי המידע הפנימי ואת המסמכים שמגיעים מבחוץ ישויות כלכליות. הזמנות עבור כוח אדם, כמו כל מקור אחר, ברישום מקבלים מספר בודד, וכן את המדדים הנדרשים מבחינת הסיווג האופטימלי של המקורות הרלוונטיים.

הרשמה הרשומות אדם צריך הכלמסמכים אשר כפופים לביצוע, וכן משמשים למטרות החשבון ומידע של עובדים מעוניינים על אלה או עובדות כלכליות אחרות. הזמנות עבור כוח אדם, כמובן, מתייחסים למקורות כאלה.

נוהל רישום המסמך הוא 1פעם אחת - ישירות בהנפקתם על ידי ההנהלה (כמו במקרה של הצווים הנדונים) או כאשר מתקבלים מחוץ לנושא. במקרה שהמקור עובר מחלוקה מבנית אחת של החברה לאחרת, אין צורך לרשום אותה שוב.

ישנן 3 שיטות עיקריות לרישום מקורות המשמשים את זרימת העבודה של הארגון.

ראשית, זהו רישום יומן,אשר מניחה השתקפות מפורטת ברשימות המידע המיוחדות לגבי המבנה ובאיזו מטרה הוצא צו על כוח אדם, דוגמה לנספח לה.

שנית, יש פורמט רישום כרטיסמידע על המקורות המשמשים בתהליך העבודה הפנימי של החברה. זה העיצוב של כרטיסי שליטה עבור מקורות, כמו גם השתלבותם לתוך ארונות תיוק מתמחה.

שלישית, יש רישום אוטומטימסמכים. זה כרוך הזנת מידע על ההזמנות המדוברות ומקורות אחרים לתוך רישומים intracorporate אוטומטית - באמצעות תוכנה מיוחדת התשתית הדרושה (לדוגמה, מדפסות, סורקים, ממשקי רשת).

יש פעולה נורמטיבית, בהתאםאשר חייב להיות רשום מסמכים נורמטיביים - צו של משרד התרבות של הפדרציה הרוסית מס '536, שאומצה ב -8 בנובמבר 2005. מקור זה של החוק כולל השתקפות ברישומים:

• שם הפירמה שהנפיקה מסמך זה או אחר - במקרה זה, הצו על כוח האדם;
• שם המקור;
• תאריך הוצאת המסמך, מספר הרישום שלו;
• הכותרת וסיכום המסמך;
• ניסוח;
• את המקור של המקור;
• מידע על ביצוע ההוראה.

הכללה במרשמים של ארגון המידע על אלה אוהוראות אחרות עשויות להיות מיושמות עם יישום קריטריונים אחרים לסיווגן. לדוגמה, שירות משאבי אנוש יכול לחלק את המקורות הרלוונטיים לאלה הקשורים ספציפית לחופשת העובד, נסיעות עסקים, תמריצים. בדרך כלל יותר פקודות טופס העבודה של המשרד, יותר אופטימלי יהיה לסווג אותם לתוך מסדי נתונים נפרדים ברישום.

שמירה על פקודות

היבט חשוב נוסף של שמירת ההזמנות- האחסון שלהם. מעל ציינו כי הזמנות עבור אנשי מאוחסנים בהתאם למטרה הספציפית של המסמך בתוך פרק זמן מסוים. לכן, מסמכים המסווגים על פי התכונה הרלוונטית יש להציב במקומות שונים.

כל הזמנה על ידי צוות (טופס בשבילו)יש לאחסן בנפרד ממקורות הרלוונטיים לפעילות העיקרית של הארגון. המסמכים הרשומים ונשלחו לאחסון צריכים להיות מוצגים בצורה של מסמכי מקור.

צווי כוח אדם משולבים בדרך כללתיקים המייצגים ערכות מערכת של מסמכים שונים. המומחה אחראי של שירות כוח אדם צריך להגיש תיקים, לבצע את מספור הנכון של הסדינים להציב בו, להשלים עם המלאים הדרושים, לסדר את מכסה עבור קבוצות המתאימות של מסמכים.