חובות של מנהל המשרד
לעתים קרובות, במיוחד בארגונים קטנים,מנהל המשרד נקרא מזכיר רגיל. פוסט זה נשמע הרבה יותר מוצק, אבל העובדה כי החובות של מנהל המשרד הם שונים מן המזכירות (אם כי הם בהחלט יש הרבה במשותף), כמעט אף אחד לא אכפת במקרה זה.
מהי אחריותו של עובד זה? ראשית, חובותיו של מנהל המשרד כוללות עבודה עם מסמכים. העובד מקבל את התכתובת הנכנסת, רושם אותו, שולח אותו לנמען, שולח אותו לארכיון במידת הצורך. הוא גם מקבל בקשות מעובדים אחרים, מעביר אותם לחתימת המנכ"ל, מאשר אותם בחותם, ואז מחזיר אותם. תפקידיו של מנהל המשרד כוללים עבודה עם תיעוד פנימי: הדפסת הזמנות והרשמה, אחסון, שליחה לארכיון וחשבונאות, עבודה עם התכתבות יוצאת. במידת הצורך, הוא אמור להיות מסוגל לעבוד עם כל ציוד משרדי: פקס, סורק, מכונת צילום, וגם להקליד ולהדפיס מסמכים. הכנת חדר למצגות, שמירה על פרוטוקולים של פגישות, פגישה וקבלת אורחים ולקוחות של החברה הם גם חלק מתפקידיו של מנהל המשרד.
לעתים קרובות העובד צריך להתמודד עםתפקידי מזכירות מסורתיים: חלוקת שותפים או מנהלים מוזמנים בבתי מלון, הזמנת חדרים, כרטיסי טיסה וכרטיסי רכבת. בהתאם לפרטיו של המשרד, מנהל המשרד יכול גם לייצג את החברה במשא ומתן עסקי, וכן לבצע חלק מתפקידיו של מנהל משאבי אנוש: מציאת עובדים חדשים, יצירת תוכניות תמריצים והכשרה ופנייה לעבודה. לפעמים הוא עוסק ביישום של טכנולוגיית המידע, פיתוח של תוכניות חדשות.
תפקידו של מנהל המשרד כרוך בידיעה:
- חקיקה ומעשים המסדירים את המידע המשפטי, המידע, העסקי של החברה.
- יסודות הניהול, השיווק, היזמות והעסקים.
- יסודות הסוציולוגיה, הפסיכולוגיה, אתיקה של תקשורת עסקית, עבודה עם הצוות והציבור.
- נוהל ניסוח הצעות עסקיות, דוחות, תוכניות, חוזים והסכמים.
- יסודות הניהול, יסודות הארגונומיה והגנת העבודה.
בנוסף למשימות המפורטות, האחריותמנהל המשרד כולל את המלאי במשרד ולספק את האספקה הדרושה (ציוד משרדי, נייר ואביזרים אחרים) הנדרשים לעבודה של עובדים. כמו כן, הוא מחויב לשמור תיעוד של חומרים אלה, להבטיח את ההנפקה שלהם, לקבוע את ההליך לקבלת, לארגן ולעקוב אחר התשלום עבור אספקה. תפקידיו של מנהל המשרד כוללים שליטה על מצב הציוד המשרדי, הכולל: קריאת אופרטיבית של המאסטר לעבודה לתיקון, החלפת חומרים מתכלים בזמן (לדוגמה, מחסניות), במקרה של אי-תיקון - החלפה של ציוד משרדי.
בהתאם לכללים שאומצו בחברה, שלהגודלו של מנהל המשרד מקבל שיחות ופקסים, מפנה אותם לעובד הנכון, שולח פקסים ומשגר לקוחות או שותפים, או שולט על עבודת המזכירות, כולל מעקב אחר תרבות הדיבור שלהם. כמו כן, החובות של מנהל המשרד כוללות ניטור מצב סניטריים של המשרד עצמו, ארגון תיקונים מתוזמנים, קורא אנשי טכנית כדי לפתור (למשל, החלפת מנורות או בוררי שוקע).
ככלל, רשימה זו עשויה להגדיל אולהיות מופחת בהתאם למקום העבודה. לכן, יש לשאול בשלב הראיון מה מנהל המשרד עושה (חובות של עובד בחברה זו).
